【项目部文档管理制度】在项目实施过程中，文档管理是确保工作有序进行、信息准确传递和责任明确划分的重要环节。为了提升项目管理的系统性与规范性，特制定本《项目部文档管理规范》，旨在建立一套科学、高效、可追溯的文档管理体系。

一、文档管理原则

1. 统一标准：所有文档应按照统一格式和命名规则进行整理，确保资料的一致性和可读性。

2. 分级管理：根据文档的重要程度和使用范围，实行分类管理，便于查阅与控制。

3. 及时更新：各类文件应随项目进展同步更新，确保信息的时效性与准确性。

4. 权限控制：对不同级别的文档设定访问权限，保障信息安全与保密性。

5. 归档保存：项目结束后，所有相关文档应按规定进行归档，便于后续查阅与审计。

二、文档分类与内容要求

1. 项目立项类文档

包括项目建议书、可行性研究报告、立项审批文件等，用于记录项目的启动依据和决策过程。

2. 计划与执行类文档

涵盖项目计划书、进度安排表、任务分解结构（WBS）、会议纪要等，反映项目实施过程中的各项安排与执行情况。

3. 技术类文档

包括设计图纸、技术方案、变更说明、验收标准等，体现项目的技术细节与质量要求。

4. 合同与协议类文档

包含合同文本、补充协议、授权委托书等，作为法律依据和责任界定的依据。

5. 财务与采购类文档

包括预算表、付款凭证、采购订单、发票等，用于项目资金使用的记录与管理。

6. 验收与总结类文档

包括项目验收报告、工作总结、问题分析及改进建议等，用于项目成果评估与经验积累。

三、文档管理职责分工

1. 项目经理：负责文档管理工作的总体协调与监督，确保文档体系的有效运行。

2. 文档管理员：负责文档的收集、整理、归档及日常维护工作，确保文档的完整性与安全性。

3. 各专业负责人：负责本专业相关文档的编写、审核与提交，确保内容真实、准确。

四、文档存储与检索方式

1. 电子化存储：所有文档应以电子形式存入项目管理系统或专用服务器，方便调阅与备份。

2. 纸质档案：重要文件应保留纸质版本，并按类别进行装订归档，确保原始资料的完整性。

3. 目录索引：建立详细的文档目录，标注文档名称、编号、责任人、日期等信息，提高检索效率。

五、文档使用与保密要求

1. 内部使用：文档仅限于项目相关人员查阅，严禁擅自外传。

2. 外部借阅：如需对外提供文档，须经项目负责人批准，并签署保密协议。

3. 销毁处理：对于不再使用且无保存价值的文档，应按规定进行销毁，并做好记录备案。

六、附则

本规范自发布之日起施行，由项目部负责解释和修订。各部门应严格遵守，共同维护项目文档管理的规范化与制度化，为项目的顺利推进提供坚实的信息保障。