第一章 总则

第一条 为了规范物业管理公司对客户档案的管理，确保档案资料的安全性、完整性和可追溯性，提高服务质量与管理水平，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于本公司及其下属各分支机构对客户档案的管理工作。

第三条 客户档案是指在物业管理服务过程中形成的，涉及客户个人信息、物业使用情况、维修记录、投诉处理等重要信息的文件和资料。

第四条 各部门应严格按照本制度的要求进行客户档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保档案工作的规范化、科学化。

第二章 档案管理职责

第五条 公司设立专门的档案管理部门，负责客户档案的统一管理和监督工作。档案管理部门的主要职责包括：

（一）制定和完善客户档案管理制度；

（二）指导和检查各部门的档案管理工作；

（三）定期对档案进行清理、分类、编号和归档；

（四）负责档案的安全保管和保密工作；

（五）提供档案查询服务，并做好登记备案。

第六条 各业务部门负责各自业务范围内客户档案的具体管理工作，包括但不限于：

（一）及时收集客户的各类信息；

（二）按照规定格式填写和提交档案材料；

（三）配合档案管理部门完成档案的整理和归档工作；

（四）妥善保管本部门所负责的档案资料。

第三章 档案的收集与整理

第七条 客户档案的收集应当全面、准确、及时。所有与客户相关的文件和资料都应及时归入相应的档案中，不得遗漏或延误。

第八条 收集到的档案材料必须经过初步审核，确保其真实性和完整性。对于不符合要求的材料，应及时退回并要求补充完善。

第九条 客户档案应按类别分别存放，如个人基本信息档案、物业使用档案、维修保养档案、投诉处理档案等，并按照时间顺序排列。

第十条 每份档案都应编制唯一的编码，便于查找和管理。编码规则由档案管理部门统一制定并公布执行。

第四章 档案的归档与保管

第十一条 档案归档前应进行详细的检查，确认无误后方可正式归档。归档后的档案不得随意取出，确需调阅时须履行审批手续。

第十二条 档案库房应保持适宜的温湿度条件，防止档案受潮、霉变或虫蛀。同时，应采取必要的防火、防盗措施，确保档案的安全。

第十三条 档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现遗失或损坏的情况要及时报告并采取补救措施。

第五章 档案的利用与保密

第十四条 客户档案仅供内部工作需要使用，未经批准不得对外提供。任何单位和个人不得擅自复制、传播或泄露档案内容。

第十五条 需要查阅客户档案时，应事先提出申请，经相关部门负责人同意后方可进行。查阅完毕后，应立即归还档案，并做好登记记录。

第十六条 对于因工作需要而接触客户档案的人员，应签订保密协议，明确保密义务和责任。违反保密规定的，将依法依规追究责任。

第六章 监督与考核

第十七条 公司将不定期组织对客户档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。

第十八条 将客户档案管理工作纳入年度绩效考核范围，对表现优秀的部门和个人给予表彰奖励；对履职不力、造成损失的责任人予以批评教育或经济处罚。

第七章 附则

第十九条 本制度自发布之日起施行，原有关于客户档案管理的规定同时废止。

第二十条 本制度由公司档案管理部门负责解释。

以上即为物业公司客户档案管理制度的内容框架。通过建立健全的档案管理体系，可以有效提升物业管理水平和服务质量，更好地满足客户需求，促进企业的持续健康发展。